This site uses cookies to provide you with a more responsive and personalised service. By using this site you agree to our use of cookies. Please read our PRIVACY POLICY for more information on the cookies we use and how to delete or block them.
  • Digital Transformation in Accounting
Rethink:

Digital Transformation in Accounting

26 noiembrie 2020

Alina Constandache , Partner Accounting |

Transformarea digitală, esențială în cadrul departamentului financiar-contabil

De-a lungul timpului tehnologia și-a pus amprenta asupra contabilității. Acceptând ideea că există o  dependență a contabilității de automatizare, se creează contextul și mindset-ul potrivit pentru a iniția procesul de optimizare a activităților de bază, repetitive cu procese standardizate automate, oferind o mai bună vizualizare a imaginii de ansamblu și un focus mai mare pe tranzacții care necesită într-adevăr o atenție deosebită, scurtând astfel traseul de la procesarea datelor la luarea deciziilor.

Mai puțină muncă repetitivă, mai mult accent pe prelucrarea datelor (data mining)

Există nenumărate studii care atrag atenția asupra faptului că profesia contabilă e în topul profesiilor predispuse la automatizare, însă acest aspect este mai degrabă o oportunitate decât un motiv de îngrijorare. Deja este cunoscut faptul că volumul de muncă și nivelul de stres cresc de la an la an datorită termenelor strânse și cerințelor de raportare din ce în ce mai variate. Prin îmbrățișarea avantajelor tehnologiei pot fi accesate acele oportunități de business care pun în valoare abilitățile și cunoștințele, generând valoare adăugată și performanță. Inclusiv din perspectiva consultantului / profesionistului contabil o astfel de abordare poate însemna mai mult timp petrecut pe tranzacții complexe, ceea ce contribuie la dezvoltarea raționamentului profesional și implicit la o avansare mai rapida în carieră.

Datorită automatizării cu ajutorul inteligenței artificiale, activitatea departamentului financiar-contabil va deveni mai eficientă și prin urmare se va putea aloca mai mult timp activităților care aduc un plus de valoare, pentru a identifica eventuale riscuri și a oferi perspective valoroase managementului, dincolo de procesarea datelor.

Principalele zone de avut în vedere pentru inițierea acestui proces de digital transformation în cadrul organizației și la nivelul departamentului financiar-contabil:

Factura electronică, un element esențial in 2020

Emiterea și transmiterea facturilor în format hârtie este un proces manual ineficient pentru business, ce poate genera costuri mai mari, erori de emitere și transmitere, dar și întârziere la plată. Mai mult decât atât, acest proces nu este nici prietenos cu mediul.

Utilizarea facturării electronice (e-invoicing) reprezintă un prim pas pentru optimizarea proceselor interne și constă într-un proces complet ce începe cu colectarea și stocarea în format electronic a datelor din contracte sau comenzi după caz, actualizarea lor automată prin interconectarea diferitelor sisteme sau platforme în funcție de variabilele necesare pentru facturare, generarea facturilor și transmiterea acestora în format electronic structurat (care permite prelucrarea automată) către beneficiari.

Recepționarea facturilor de la furnizori în format digital, fie că sunt disponibile în format structurat sau nestructurat (ex: facturi scanate din care se pot extrage date cu ajutorul tehnologiei OCR), reprezintă un alt pas în direcția eficientizării și standardizării proceselor interne, mai ales atunci când aceste date primare pot fi convertite în note contabile și chiar transferate automat în softul de contabilitate unde vor fi verificate și validate.

E important de știut că simpla transmitere a facturilor în format PDF nu reprezintă format structurat, beneficiarul neputându-le procesa automat.

Factura electronică – obiective la nivel european

Directiva EU 2014/55 urmărește standardizarea facturării electronice pentru contractele publice la nivelul statelor membre pentru a permite interoperabilitatea transfrontalieră, însă autoritățile ar putea valorifica și extinde aceste cerințe dacă doresc astfel încât să impună companiilor locale să pună la dispoziție toate facturile în format electronic și chiar să le raporteze în timp real.

Deși termenul de implementare impus de directivă a fost 27 noiembrie 2018, România a publicat abia recent legea care implementează cerințele directivei; legea 199/2020 privind facturarea electronică în domeniul achizițiilor publice a intrat în vigoare din 9 octombrie 2020.

Potrivit Comitetului Economic și Social European, în calitate de susținător al inițiativei Comisiei Europene – O agendă digitală pentru Europa - reducerea costurilor de recuperare, de control și gestionare de către serviciile fiscale reprezintă un obiectiv de modernizare și de îmbunătățire a sistemului economic. Reducerea evaziunii fiscale care ar putea rezulta din automatizarea procesului de facturare ar putea disponibiliza unele resurse ale sistemului care să poată fi reinvestite pentru susținerea activităților economice și productive.

Utilizarea sistemului de e-invoicing va determina câștiguri considerabile în termeni de timp, îmbunătățirea punctualității plăților și reducerea fenomenului facturilor false.

Conform studiilor efectuate pentru Comisia Europeană de un grup de experți, economiile realizate la emiterea documentului contabil se pot ridica la câțiva euro pentru fiecare factură. Prin transmiterea electronică și automată a facturilor pot fi realizate economii de până la 60-80 % în raport cu metodele tradiționale, bazate pe suport de hârtie. În mare, aceasta înseamnă că se pot economisi 1 până la 2 % din costurile administrative. Conform estimărilor principalilor experți din domeniu, investițiile într-un proiect de facturare electronică se recuperează după doar șase luni.

Tranzacții bancare

Disponibilitatea extraselor bancare în format electronic structurat pentru import in ERP asigură un plus de valoare atât din perspectiva acurateții, evitându-se riscul de eroare manuală atâta timp cât tranzacțiile au fost configurate corect, cât și din punct de vedere al riscului de fraudă, sistemul semnalând neconcordanțele dintre configurările inițiale și tranzacțiile lunare.

În plus, o integrare a ERP-ului cu platformele de online banking va eficientiza atât postarea plăților în bancă, cât și generarea notelor contabile aferente în evidențele contabile.

Operațiuni cu numerar

Utilizarea modulului dedicat din ERP pentru întocmirea registrului de casă coroborat cu implementarea în soft a regulilor privind plafonarea operațiunilor în numerar prevăzute de Legea nr. 70/2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operaţiunile de încasări şi plăţi în numerar și cu generarea documentelor primare direct din soft, va simplifica atât procesul, cât și riscurile asociate operațiunilor în numerar.

Soluții Business Intelligence și Business Analytics pentru management

Cu ajutorul soluțiilor de BI și BA, managementul poate avea acces în timp real la analize standard cum ar fi situația vânzărilor, încasărilor, a cash-ului disponibil, venituri vs cheltuieli, analize pe centre de cost și multe alte informații la zi, dar și analize mai avansate de tip data mining sau big data, esențiale pentru luarea deciziilor strategice.

Noi în BDO ținem contabilitatea la zi și avem acces instant la tot ce ține de date financiar-contabile, atât sub formă de dashboard-uri, diagrame și analize comparative, cât și sub formă brută (tabelară) pentru a putea fi prelucrate de fiecare beneficiar după nevoile proprii.

Situația actuală generată de criza sanitară creează contextul potrivit pentru a aduce în prim plan investițiile în transformarea digitală și redefinirea proceselor de business, având în vedere și fenomenul de work from home ce a luat amploare în ultima perioadă.

Există soluții pe piață care utilizează avantajele inteligenței artificiale (prin Robotic Process Automation, machine learning, etc), depinde de management să identifice cea mai bună soluție disponibilă în funcție de specificul business-ului, cât și de bugetul alocat.

Sunt deja cunoscute si avantajele tehnologiei blockchain ce asigură un registru unificat, transparent și permanent, oferind încredere și trasabilitate sporită operațiunilor efectuate în condiții de securitate ridicată a datelor, existând deja inovații în domenii precum sănătate, bancar sau energetic. Pe termen lung această tehnologie va redesena complet modelele de business actuale.

 

Alina Constandache s-a alăturat echipei BDO România acum 12 ani iar din 2014 este partener în cadrul departamentului de Accounting din Bucureşti.

Expertiza echipei locale este multidisciplinară, oferind servicii de contabilitate, administrare taxe, expertiză contabilă sau raportări financiare conform cerinţelor de management, membrii echipei având certificări locale precum CECCAR, CCF sau internaţionale precum ACCA.